효율적인 PC자료 정리 방법

공사업무를 하면서 자료정리의 중요성을 깨닫게 됩니다.
다른 사람이 보던 내가 보던 잘 찾을 수 있게 되어야 합니다.
제가 세운 공사자료정리의 원칙은 다음과 같습니다.
 
1. 연도별로 정리합니다.
 1) 연도별로 매기는 거에는 번호를 매길 필요는 없습니다. 왜냐면 PC에서는 연도별로 바로 정렬이 되기 때문입니다.
 2) 저는 2021년 이라고 안 하고 그냥 2021이 보기 좋아 2021로 하였습니다.
 3) 서류를 하면, 최근2년까지 공사의 파일을 탐색할일이 있어 3년치를 기준으로 폴더를 만들고, 그 이전것은 따로 백업해둡니다.

2. 폴더명은 짧게 하고, 글자수를 두글자에 맞춥니다. 
 1) 저는 계약, 착공, 공사, 준공이라는 짧은 두글자에 맞추도록 하였습니다. 

3. 폴더는 되도록 많지 않도록 합니다.
 1) 폴더는 많으면 찾는데 오래 걸립니다. 
 2) 아래와 같은 경우는 설계변경 1건으로 처음설계와 두 번째 설계, 세 번째 설계를 폴더를 각각 만들어 폴더가 많아졌습니다.  잘못된 사례입니다. 그리고 설변으로 파일명을 짧게합니다.

 
4. 중복되거나 필요없는 자료는 지웁니다.
 1) 1번자료에 있는 것은 2번 자료에 없도록 합니다.
 2) 설계변경같은경우에도 수정하면서 최종적으로 된 것만 남겨두고, 기존에 수정한 건 사실 필요가 없습니다.
 3) 혹시몰라서 저도 남겨놓는 버릇이 있는데, 나중에 가면 최종물만 필요하고, 그전에 결과물이 나오기 위해 수정했던 사항은 필요 없습니다.
 
5. 한자리의 번호로 매깁니다.
 1) 각각의 폴더를 번호로 매겨 순서를 정합니다.
 2) 00. 01. 02.로 번호를 매기는 사람이 있는데 오히려 저는 글자수를 더 차지하기에 그냥 1. 2. 3.으로 합니다.
   
6. 번호는 너무 많지 않도록 해야 합니다.
 1) 번호가 많으면 결국 찾기도 힘들고, 줄일 수 있는 방법을 항상 생각해봐야 합니다.
 2) 사실 폴더번호는 99번까지 갈 일이 없고, 99번까지 가게 만들어서는 안 됩니다. 
 
7. 공사명은 입찰공고문이 아닌 계약서에 적힌 공사명을 기준으로 합니다. 
 1) 입찰공고문과 계약공사명이 다른경우가 있습니다. 서류는 입찰공고문이 아닌 계약서의 공사명으로 합니다.
 2) 착공, 기성, 준공 관련 서류를 만들 때 폴더를 보고 공사명을 적는데, 편합니다.   

8. 주기적으로 자료는 백업해 둡니다.
 - 개인 외장하드에 자료정리를 하더라도 pc에 백업을 해서, 다른 사람이 자료를 찾을 수 있도록 해야 합니다.
 - 주변에 외장하드만 들고 일하다가, pc에 백업을 안 해놔서 고생한 경우를 봤습니다.
 - 본인은 2군데에 백업을 해둬서 혹시라도 모를사태에 대비하고 있습니다.